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TL;DR
- ganztags. arbeitet seit einigen Jahren vollständig remote.
- Transparenz ersetzt Sichtbarkeit im Büro: Slack-Status, gepflegte Tasks und Zeiterfassung schaffen Orientierung.
- Remote-Arbeit scheitert meist nicht an Tools – sondern daran, dass niemand die Regeln konsequent einhält.
ganztags. arbeitet seit Corona vollständig remote. Unser Team verteilt sich auf unterschiedliche Orte und Länder. Was uns verbindet, sind also nicht gemeinsame Büroräume, sondern klare Erwartungen und eine transparente Arbeitsweise.
Remote-Arbeit bedeutet bei uns nicht „jeder macht, was er will“. Sie bedeutet: maximale Flexibilität bei maximaler Verlässlichkeit. Doch damit Projekte reibungslos laufen, braucht es klare Spielregeln.
Vertrauen = Grundlage unserer Remote-Regeln
Vertrauen ist der Ausgangspunkt unserer Zusammenarbeit. Wir gehen davon aus, dass jedes Teammitglied eigenständig arbeitet, Prioritäten sinnvoll setzt und Verantwortung übernimmt.
Unser Grundsatz lautet: Lass Dein Team nicht im Dunkeln.
Das bedeutet konkret:
- Abwesenheiten werden frühzeitig kommuniziert.
- Erreichbarkeit wird sichtbar gemacht.
- Aufgaben werden nachvollziehbar dokumentiert.
- Rückfragen werden gestellt, statt Annahmen zu treffen.
Wie strukturieren wir unseren Arbeitstag im Remote-Setup?
Wir sind kein typisches 9-to-5-Unternehmen. Jedes Teammitglied arbeitet dann, wenn es am produktivsten ist – ob früher Start oder später Fokusblock.
Wichtig sind dabei zwei Punkte:
- Verbindliche Teilnahme an internen bzw. Kunden-Meetings. Wer eingeladen ist, ist vorbereitet und pünktlich anwesend.
- Transparente Erreichbarkeit. Arbeitszeiten werden so gelegt, dass das Team weiß, wann jemand verfügbar ist. Slack-Status und der Google-Kalender machen das sichtbar.
Morning CatchUp
Der Tag beginnt mit einem bewussten Inbox-Check in Slack, Asana und Gmail. Ziel ist es, Klarheit über offene Punkte und Prioritäten zu gewinnen.
Dabei gilt die 2-Minuten-Regel:
- Was weniger als zwei Minuten dauert, wird direkt erledigt.
- Was mehr Zeit benötigt, wird terminiert oder als Task sauber eingeplant.
- Reine Informations-Nachrichten werden archiviert.
So entsteht kein reaktiver Dauerzustand, sondern ein klar priorisierter Arbeitstag.
Realistische Tagesplanung mit Zeitbudget
Anschließend planen wir bewusst, was an diesem Tag realistisch machbar ist. Jede Aufgabe erhält eine Zeitschätzung. Übersteigt die Summe aller Aufgaben die verfügbare Arbeitszeit, wird priorisiert oder verschoben.
Diese Planung schützt vor Überforderung und macht Kapazitäten sichtbar, auch für das Team. Schätzungen sind nicht nur persönliche Orientierung, sondern Grundlage für eine verlässliche Sprintplanung.
Aufgaben in den Kalender integrieren
Aufgaben bleiben nicht nur auf einer Liste stehen. Wenn Fokus erforderlich ist, werden sie als Zeitblock im Kalender eingeplant. So entstehen verbindliche Arbeitsfenster für Deep Work, Konzeption oder Analyse.
Meetings mit KundInnen und KollegInnen werden bei der Planung berücksichtigt. Der Kalender bildet die reale Verfügbarkeit präziser ab als jede To-do-Liste.
Unser Büro hat keinen Flur, aber einen Status
Im Büro sieht man, wer am Platz sitzt oder im Meeting ist. Remote ersetzen wir diese physische Sichtbarkeit durch digitale Transparenz.
Erreichbarkeit wird aktiv mit dem entsprechenden Slack-Status signalisiert. Dieser dient dabei nicht der Kontrolle, sondern der Orientierung. KollegInnen müssen nicht spekulieren, ob eine Nachricht gerade gelesen wird oder ob mit einer schnellen Antwort zu rechnen ist. Ein klar gesetzter Status spart Rückfragen und reduziert unnötige Unterbrechungen.
Parallel werden Asana-Tickets laufend gepflegt. Fortschritte, Zwischenergebnisse, Rückfragen oder Blocker werden direkt im Task dokumentiert. So entsteht kein Wissenssilo in privaten Chats oder Meetings. Jede Person im Projekt weiß genau, woran gerade gearbeitet wird und wo eventuell Unterstützung nötig ist.
Last but not least: Zeiterfassung in Harvest. Sie macht sichtbar, wie viel Aufwand wirklich in einzelne Aufgaben sowie Sprints fließt – und schafft damit die Grundlage für realistische Planung und transparente Kommunikation mit KundInnen.
Daily Shutdown
Der Arbeitstag endet nicht abrupt, sondern strukturiert.
Beim Daily Shutdown:
- wird die Zeiterfassung geprüft und aktualisiert,
- werden offene Nachrichten gesichtet,
- werden Aufgaben für den nächsten Tag grob geplant.
Dieses Ritual sorgt für einen klaren mentalen Abschluss und stellt sicher, dass keine offenen Schleifen ins Team getragen werden.
Klare Remote-Regeln machen Flexibilität erst produktiv
Remote-Arbeit funktioniert dann nachhaltig, wenn Vertrauen, Transparenz und Struktur ineinandergreifen. Flexible Arbeitszeiten fördern Eigenverantwortung. Verbindliche Meetings sichern Abstimmung. Klare Routinen schaffen Fokus.
Bei ganztags. sind diese Prinzipien kein Konzept auf dem Papier, sondern gelebter Alltag. Und was intern funktioniert, prägt auch die Art, wie wir mit unseren KundInnen arbeiten – direkt, strukturiert, ohne Umwege.
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